Lo sappiamo, quando si tratta di fare business è inevitabile: prima o poi, può capitare di dover mandare una lettera di reclamo per qualcosa di cui non siamo soddisfatti! Merce arrivata in ritardo o danneggiata, oppure mai arrivata del tutto… what a mess!
Ma come fare quando si tratta di scriverla in inglese? Segui i nostri suggerimenti per scrivere una letter of complaint efficace e usa i nostri esempi come modelli da adattare. Vedrai che con i nostri consigli scrivere una lettera commerciale per reclamo merci in inglese sarà presto easy like Sunday morning!
Lettera commerciale per reclamo merci in inglese
Partiamo subito con un golden tip: keep calm.
Può sembrare scontato, ma per scrivere una buona lettera commerciale di reclamo merci in inglese, serve innanzitutto lucidità, anche se il danno che ha subito la tua azienda è consistente e il nervoso è alle stelle. Ricorda che la persona a cui stai scrivendo molto probabilmente non è direttamente responsabile del danno, ma potrebbe anzi essere molto disponibile per aiutarti a risolverlo! Mantenere la calma ti aiuterà a focalizzare le tue energie sul raggiungimento di una soluzione, oltre che a mantenere professionale la tua lettera commerciale.
Vediamo quindi le informazioni base da includere nella tua lettera commerciale di reclamo merci in inglese:
- Include your name, address, and phone number.
- Include your account number – ad esempio nel caso in cui la tua azienda è cliente o avete già in passato avuto scambi commerciali.
- Give the product name and its serial or model number – in caso di merce spedita, includi le informazioni relative al buono d’ordine e alla spedizione.
A questo punto si tratta di spiegare il problema in modo fermo e definire le condizioni per una soddisfacente risoluzione, anche legale, della questione. Come in una storia (triste!) è necessario dare un breve contesto al reclamo per consentire alla persona che stai contattando di aiutarti, prima di arrivare alla richiesta di compensazione.
Esempio di lettera commerciale in inglese per reclamo merci
Per aiutarti a comporre la tua lettera commerciale in inglese per reclamo merci, immagina la situazione seguente.
Da tempo, la tua azienda ha relazioni commerciali con uno specifico fornitore di materiali. Nonostante l’entità degli ordini emessi in passato, sono emersi alcuni problemi legati alla qualità e infatti la merce ricevuta nell’ultima spedizione risulta in larga parte impossibile da utilizzare. In quanto persona responsabile alla gestione dei fornitori, hai necessità di intervenire con una lettera commerciale di reclamo merci in inglese affinché non si ripeta in futuro, e per individuare delle modalità di compensation (ovvero rimborso) soddisfacenti.
Ecco le domande da porsi per preparare la tua complaint letter:
- What is the name of the Supplier?
- What is the name of the product (or service) purchased?
- What is the purchase price?
- When was the purchase date?
- What were the promised quality and performance features?
- What are the quality and performance issues?
- What are the resulting damages to the company?
- What is the requested compensation?
Con queste informazioni in mente, puoi ora procedere a personalizzare questo esempio di lettera commerciale di reclamo merci in inglese. Nota che il tono utilizzato è formale (no contractions!) e che, nonostante non siano presenti toni aggressivi, contiene un severo messaggio al fornitore che invita a una rapida risoluzione del danno subito.
To: SUPPLIER (1)
[ADDRESS]
[DATE]
Dear SUPPLIER (1),
I am writing to lodge a formal complaint with your company concerning the poor quality of the product (or service) PRODUCT_NAME (2) delivered by your company.
On PURCHASED_DATE (3), our company bought the aforementioned product (or service) for PURCHASED_PRICE (4) based on the following description on the features, qualities and performances presented [in the product (or service) description of the catalogue / advertisement on your website / marketing materials] of your company:
PROMISED_PERFORMANCE (5)
The delivered product/service has failed to meet these expectations in the following ways:
PERFORMANCE_ISSUES (6)
(summarise the quality and performance issues based on the expectation).
As a result of the quality (and performance) issues, our company has suffered from the following damages:
RESULTING_DAMAGES (7)
(summarise the damages both tangible and intangible to the company resulting from the quality and performance issues).
Our company would like to cancel the order (and return the delivered product) and demand for a full refund of the purchase price as well as a compensation of COMPENSATION_AMOUNT (8) for the loss in money, valuable time and resources due to the various quality (or performance) issues encountered. Enclosed are copies of the purchase record and supporting information for your reference.
Our company will seek legal action against you if we do not receive a response from you within seven (7) days for a satisfactory resolution of this complaint.
Yours sincerely,
YOUR NAME, ROLE, COMPANY NAME
(model courtesy of docpro.com)
Ci siamo quasi! Prima di inviare la tua lettera commerciale di reclamo merci in inglese, assicurati di verificare che il tono e le informazioni siano corretti, unitamente a punteggiatura e spelling. Nel dubbio, condividi la lettera con un collega!
Alexandra P. – Teacher
