Che tu stia per contattare un potenziale datore di lavoro, l’ufficio ammissioni di un’università o un partner commerciale, saper scrivere in modo formale è di fondamentale importanza. Vediamo quindi alcune espressioni chiave ed esempi comunemente utilizzati qualora dovessi trovarti a scrivere una lettera formale in inglese!
How to: la lettera formale in inglese
Quando pensiamo alle lettere, potremmo immaginare qualcosa di ormai desueto. Ma occorre ricordare che in verità scrivere non è mai passato di moda, ma ha solo cambiato forma (con le email)! E dunque capire come adottare il registro corretto in base al contesto in cui scriviamo è davvero di importanza critica. Vediamo subito un esempio:
Dear Sir/Madam,
I am writing to express my interest in the Bachelor’s program in [Program Name] at [University Name]. Having researched your university extensively, I am impressed by the academic excellence and the range of opportunities it offers to its students.
Enclosed with this letter, please find my completed application form, academic transcripts, and letters of recommendation. I am confident that my academic achievements and extracurricular activities demonstrate my readiness for university-level studies.
Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to join the academic community at [University Name] and pursue my academic aspirations.
Yours faithfully,
[Your Name]
Sicuramente potrai notare che, come in qualsiasi lettera formale in inglese, sono presenti tutte le componenti fondamentali:
- greetings (i saluti iniziali, in questo caso “Dear Sir/Madam”)
- opening paragraph (con l’esplicitazione della reason why della lettera, “I’m writing to express my interest in …”)
- main body (il corpo del messaggio, a volte suddiviso in sottoparagrafi)
- closing (con ringraziamenti, call to action e saluti conclusivi come “Yours faithfully”)
Ciò che cambia è indubbiamente lo stile che adottiamo in ciascuna di queste parti. Vediamole con ordine una per una!
1. Addressing the Recipient:
Inizia la tua lettera formale in inglese con una formal salutation. Se conosci il nome del recipient (destinatario), puoi usare “Dear Mr./Ms. [Last Name].” Alternativamente, puoi adottare una formula più anonima come “Dear Sir/Madam” or “To whom it may concern.”. Ad esempio:
- Dear Mr. Smith,
- Dear Ms. Johnson,
- Dear Sir/Madam,
2. Opening:
In una lettera formale in inglese è importante esplicitare da subito lo scopo (purpose) della tua comunicazione, in modo cordiale e professionale. Il miglior tip che possiamo darti è: be concise and clear about why you’re writing. Ad esempio:
- I am writing to inquire about [the job opportunity advertised on your company’s website].
- I am writing to express my interest in [the Bachelor’s program in Business Administration at your university].
- I am writing to request information regarding [your company’s services].
3. Body of the Letter:
Nel corpo della tua lettera formale in inglese è opportuno dare ulteriori dettagli a supporto della tua richiesta o domanda di informazioni. Anche in questo caso usa un linguaggio formale e chiaro, aiutandoti a strutturare i tuoi punti in modo logico! Ad esempio:
- I have recently completed my Bachelor’s degree in Economics and am interested in applying for the position of Marketing Assistant.
- I would like to inquire about the application process and admission requirements for international students.
- Could you please provide me with a quotation for your consulting services?
4. Closing the letter:
Al termine della tua lettera formale in inglese è opportuno ringraziare per l’attenzione e la consideration, offrendo eventuale disponibilità a essere ricontattati per approfondimenti o ulteriore assistenza. Infine, utilizza un polite closing statement come “Sincerely,” “Yours faithfully,” or “Best regards,” seguito dal tuo nome e cognome per esteso. Ad esempio:
- Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss my qualifications further.
- I appreciate your assistance in this matter and look forward to hearing from you soon.
- If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Lettera formale in inglese: tips da ricordare
Se è vero che le espressioni che che abbiamo visto sopra sono decisamente molto utili, non dobbiamo dimenticarci di rispettare anche alcune usanze grammaticali. Ecco le principali da considerare, e che possono esserti molto utili anche se stai frequentando un corso di Business English:
- no contractions! Nelle lettere formali dobbiamo evitare di usare le forme contratte dei verbi come ad esempio don’t (meglio “do not”), can’t (meglio “cannot”), I’d like (meglio “I would like”) e via dicendo;
- no exclamation points! Meglio mantenere un tono professionale evitando l’uso di punti esclamativi.
- use adverbials e conjunctions! Presta attenzione a collegare tra loro i paragrafi utilizzando espressioni come “Furthermore,” “In addition,” “While” per rendere il tuo messaggio più organico e semplice da seguire.
Non scordare di prestare molta attenzione a punteggiatura e spelling (nel dubbio, usa un dizionario!). Ricorda di dedicare alcuni minuti al proofreading, ovvero alla rilettura attenta di ciò che hai scritto e prova a semplificare le frasi troppo lunghe per arrivare all’essenza di ciò che vuoi esprimere.
Scrivere in modo formale è una skill, e come tutte le skill si impara poco alla volta. Quindi non mollare e practice practice practice!
Alexandra P. – Teacher
