Una proposta commerciale può creare o distruggere un accordo o una partnership. Al giorno d’oggi, con le tante proposte che possono arrivare tramite una mail in inglese, è cruciale assicurarsi che la propria proposta sia ben scritta e correttamente formattata. Ti stai chiedendo il motivo? La risposta è semplice: un’offerta ben scritta può portare la tua azienda a stringere nuovi accordi, partnership e, in generale, assicurarti il successo professionale. Inoltre è un’opportunità per mettere in risalto finalità e obiettivi, mentre proponi il tuo business come migliore soluzione per un cliente. Ecco dunque alcuni consigli con una mail esempio di proposta commerciale, per firmare con successo il tuo prossimo accordo!
Mail in inglese: come scrivere una proposta commerciale
1 – Definisci finalità e obiettivi: prima che tu scriva la tua mail in inglese è importante avere ben chiari gli scopi e gli obiettivi della proposta commerciale. In questo modo potrai identificare meglio la tua soluzione, l’offerta e i passi successivi. La proposta verrà in supporto di queste idee ed è per questo che è cruciale sottolinearle prima di ogni cosa.
2 – Chi ti leggerà? Le proposte commerciali sono solitamente scritte per avanzare richieste o opportunità di collaborazione, per questo è importante essere consapevoli di chi leggerà la tua mail in inglese. Studia l’azienda, le sue esigenze e i suoi valori.
3 – Sii professionale, formale e convincente. Una buona proposta commerciale dovrebbe sempre avere un tono professionale e, all’occorrenza, utilizzare un business English pertinente e specializzato. Ecco un esempio per farti capire che intendo con questa distinzione:
General English: The store sent a receipt by mail.
vs.
Business English: The retailer sent an invoice by mail.
Le proposte commerciali dovrebbero solitamente essere formali, ma questo tono dipende comunque dalla relazione esistente con il cliente. Se si tratta di qualcuno del tutto nuovo, scrivi una mail in inglese formale e cortese. Se invece è un cliente abituale, lascia che la relazione che c’è al momento ti faccia da guida.
Una proposta commerciale ha lo scopo di vendere ciò che offre la tua azienda, quindi il tuo messaggio deve essere convincente e usare un linguaggio adatto allo scopo. Quale occasione migliore per mostrare che il tuo business è la migliore scelta possibile? Hai due modi:
Debole efficacia: The project will be completed on time.
Forte efficacia: Due to our high level of efficiency and experience, we can guarantee the project will be completed by the contracted date of May 1st, 2022.
4 – Sii organizzato, interessante e diretto. Tutte le parti coinvolte nella proposta commerciale devono avere un quadro chiaro e non dovrebbe esserci confusione riguardo obiettivi, piani e risultati. Per questo è importante fornire informazioni specifiche e ogni dettaglio utile, evitando il superfluo. In questo caso, per essere compreso e seguito, usa termini comuni e ulteriori spiegazioni.
Una formattazione chiara contribuirà alla leggibilità e alla piacevolezza della tua mail in inglese: dividi e organizza il testo in paragrafi o sezioni per permettere al lettore di seguirti chiaramente e capire ciò che offri. Continua a leggere per scoprire come scrivere un’offerta coerente e facile da leggere, attraverso uno schema e un esempio di mail di proposta commerciale!
Come strutturare la tua mail di proposta commerciale: un esempio
Titolo
Il titolo è la prima frase della tua mail in inglese, perciò dovrebbe essere conciso e coinvolgente, meglio ancora se in forma di panoramica da una frase soltanto, in modo da catturare subito l’attenzione di chi ti leggerà.
Titolo debole: Making Your Company Greener
Titolo efficace: Ensuring a Greener Future: Proposal for an Eco-Friendly Company
Introduzione
Questa parte sarà una panoramica degli argomenti principali e delle informazioni riguardanti la tua mail in in inglese. Dovrebbe introdurre e sottolineare ciò che è rilevante affinché il lettore capisca subito di cosa si parlerà nel resto della mail. Ecco qualche frase utile:
In this proposal you will find…
Laid out below is our solution to…
This proposal outlines…
Our recommended focus is…
Offerta
È a questo punto che il problema del cliente e la sua soluzione si incontrano. Chiarisci al lettore la tua proposta e la strategia, come pianifichi di arrivare all’obiettivo o la sua soluzione. Il destinatario dovrà essere in grado di collegare autonomamente il proprio problema con il rimedio da te proposto! Ecco qualche frase-chiave:
Allow you to (X work) more efficiently by…
Help your business (X work) quicker than before by…
Save you (X amount of time) by…
Risultati e tempistiche
A seguito dell’offerta, la tua mail in inglese dovrebbe chiarire anche il ‘cosa’ e il ‘quando’. Questa sezione specifica al cliente i dettagli su come intendi arrivare alla soluzione: i risultati devono essere ben precisi e le tempistiche devono essere chiaramente associate ad essi.
To complete the (X work) outlined, we will need (X time)…
Frasi conclusive
La conclusione della tua mail in inglese dovrebbe essere convincente e includere informazioni di contatto sulla tua azienda e sulle persone-chiave eventualmente coinvolte. Potresti anche aggiungere statistiche precedenti, case study, o lavori di esempio in supporto di storie di successo. Ecco qualche frase utile:
We pride ourselves in…
We specialize in…
With (X number) years of experience…
We have helped (X number) businesses…
Please contact me directly at…
Una proposta commerciale è un’opportunità per dimostrare skill e strategie del tuo business al fine di rispondere alle esigenze di un cliente. Per questo è così importante scrivere una eccellente mail in inglese! Segui i nostri consigli e prendi ispirazione dalla mail esempio di proposta commerciale che trovi qui sotto, per condurre la tua azienda verso nuovi traguardi!
Ensuring a Greener Future: Proposal for an Eco-Friendly Company
Thank you for taking the time to review Green & Co.’s proposal aimed at transforming your company’s offices into a greener space. Based on your company’s needs and our expertise in the field we have created a plan that will maintain your company’s workflow while ensuring a greener company and space. Laid out below is our plan to reorganize the layout, change the light fixtures and install a digital file system.
The reorganized layout will save you space and allow you to collaborate as a team quicker and more efficiently. Our plan to change the light fixtures will reduce electricity use and lower your costs by 30%. The digital file system will lead to a more organized office space and reduce printing and costs of supplies by 25%.
We will begin work on May 1st 2021 and the project will be completed by December 2021. The first step is reorganizing the layout to maximize your space, this will take 3 months and will be finished by August 31st 2021. After this we will begin changing the light fixtures to a more energy efficient option, this will take 8 weeks and will be finished by October 31st, 2021. The digital file system will be installed in September and then we will work with your employees to transfer their files into the system. Depending on the number of files this should take 2 to 3 months to complete.
Green & Co. specializes in transforming offices into greener spaces. We have been helping companies go green since 2015. With over 5 years of experience, we have helped hundreds of companies make big changes without disrupting their flow of business. We look forward to hearing from you and having the opportunity to work together. Please reach out with any questions, you can reach me at 334 6638 9076 or at [email protected].
Thank you for your consideration,
Sofia
Claire C. – Teacher at Roma Barberini
