Vous partez en vacances, en déplacement professionnel ou en congé maternité ? Avant de quitter le bureau, un dernier détail vous attend : rédiger votre message d’absence en anglais !
Mais comment prévenir vos collègues ou vos clients que vous êtes absent sans commettre d’erreur ? Faut-il écrire Out of office, I am currently out of the office ou simplement I am away ?
Bonne nouvelle : quelques formules suffisent pour rédiger un e-mail professionnel, clair et naturel.
Ce qu’il faut retenir
➡️ Out of office (OOO) signifie « absent du bureau ». C’est l’expression la plus courante dans un contexte professionnel.
➡️ Un message d’absence automatique informe votre interlocuteur que vous ne pouvez pas répondre immédiatement.
➡️ Indiquez vos dates d’absence, votre retour et une personne à contacter en cas d’urgence.
➡️ Adaptez votre message selon la situation : vacances, déplacement, congé maternité ou absence imprévue.
➡️ Privilégiez des phrases simples, polies et professionnelles.
Que signifie « Out of office (OOO) » ?
L’expression out of office signifie littéralement « hors du bureau ».
Dans une entreprise anglophone, elle indique qu’un collaborateur n’est pas disponible pour traiter ses e-mails professionnels.
Voici quelques expressions utiles :
Out of office ➡️ Absent du bureau
Automatic reply ➡️ Réponse automatique
I am currently out of the office. ➡️ Je suis actuellement absent du bureau.
I will be back on Monday. ➡️ Je serai de retour lundi.
I will respond upon my return. ➡️ Je répondrai à mon retour.
Vous rencontrerez également l’abréviation OOO, notamment dans les calendriers et les outils de communication internes.
Comment rédiger un message d’absence en anglais professionnel ?
Pas besoin d’écrire un long texte ! Un bon message d’absence contient généralement quatre éléments.
1. Remercier votre interlocuteur
Commencez par une formule de politesse.
Thank you for your email. (Merci pour votre e-mail.)
Thank you for your message. (Merci pour votre message.)
Ces deux formules conviennent parfaitement à une communication professionnelle.
2. Expliquer votre absence
Indiquez simplement que vous êtes indisponible.
I am currently out of the office. (Je suis actuellement absent du bureau.)
I will be away from November 9 to November 13. (Je serai absent du 9 au 13 novembre.)
I am currently on vacation. (Je suis actuellement en vacances.)
3. Préciser votre date de retour
Votre interlocuteur doit savoir quand il peut espérer une réponse.
I will be back on November 16. (Je serai de retour le 16 novembre.)
I will respond to your email as soon as possible upon my return. (Je répondrai à votre e-mail dès que possible à mon retour.)
Attention : I will be back indique votre retour, tandis que I will respond annonce votre future réponse.4
4. Indiquer un contact en cas d’urgence
Si une autre personne peut prendre le relais, communiquez ses coordonnées.
If you need immediate assistance, please contact John Smith at [email protected]. (Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez contacter John Smith à l’adresse [email protected].)
Vous pouvez également indiquer un numéro de téléphone professionnel, avec l’accord de la personne concernée.
6 exemples de messages d’absence en anglais à copier
Vous cherchez un modèle adapté à votre situation ? Voici six exemples de mails d’absence professionnels.
1. Message d’absence en anglais simple et court
Idéal pour une absence de quelques jours.
Subject: Out of Office
Thank you for your email.
I am currently out of the office and will be back on November 16.
I will respond to your message upon my return.
Best regards,
Traduction :
Merci pour votre e-mail.
Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour le 16 novembre.
Je répondrai à votre message à mon retour.
Cordialement,
2. Message d’absence en anglais pour les vacances
Vous partez en congés ? Voici un exemple naturel.
Subject: Out of Office – Annual Leave
Hello,
Thank you for your message.
I am currently on vacation and will be back on November 23.
I will have limited access to my emails during this period.
Thank you for your understanding.
Best regards,
Traduction :
Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis actuellement en vacances et serai de retour le 23 novembre.
J’aurai un accès limité à mes e-mails pendant cette période.
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
3. Message d’absence avec un contact d’urgence
Ce modèle convient particulièrement aux postes en relation avec des clients ou des fournisseurs.
Subject: Out of Office – Limited Availability
Hello,
Thank you for your email.
I am currently out of the office and will return on November 16.
If you need urgent assistance, please contact my colleague John Smith at [email protected].
I will respond to your email as soon as possible upon my return.
Kind regards,
Traduction :
Bonjour,
Merci pour votre e-mail.
Je suis actuellement absent du bureau et serai de retour le 16 novembre.
Si vous avez besoin d’une assistance urgente, veuillez contacter mon collègue John Smith à l’adresse [email protected].
Je répondrai à votre e-mail dès que possible à mon retour.
Bien cordialement,
4. Message d’absence pour un déplacement professionnel
Vous participez à une conférence ou à une formation ?
Subject: Out of Office – Business Trip
Hello,
I am currently away on a business trip and will be back on November 20.
I may not be able to respond to emails immediately.
Thank you for your patience.
Best regards,
Traduction :
Bonjour,
Je suis actuellement en déplacement professionnel et serai de retour le 20 novembre.
Je ne pourrai peut-être pas répondre immédiatement aux e-mails.
Merci de votre patience.
Cordialement,
5. Message d’absence en anglais pour un congé maternité
Pour une absence prolongée, privilégiez un message précisant votre indisponibilité et un contact alternatif.
Subject: Out of Office – Maternity Leave
Hello,
Thank you for your email.
I am currently on maternity leave and will not be checking my emails during this period.
For assistance, please contact our team at [email protected].
Thank you for your understanding.
Best regards,
Traduction :
Bonjour,
Merci pour votre e-mail.
Je suis actuellement en congé maternité et ne consulterai pas mes e-mails pendant cette période.
Pour toute demande, veuillez contacter notre équipe à l’adresse [email protected].
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
6. Message d’absence sans date de retour précise
Vous ne connaissez pas encore votre date de reprise ? Vous pouvez rester professionnel sans donner de détails personnels.
Subject: Out of Office
Hello,
Thank you for your message.
I am currently out of the office and unable to respond to emails.
If your request is urgent, please contact our support team at [email protected].
Thank you for your understanding.
Best regards,
Traduction :
Bonjour,
Merci pour votre message.
Je suis actuellement absent du bureau et ne peux pas répondre aux e-mails.
Si votre demande est urgente, veuillez contacter notre équipe d’assistance à l’adresse [email protected].
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
Les dates, noms et adresses de ces modèles sont fictifs. Pensez à les remplacer avant d’activer votre réponse automatique.
Quelles expressions utiliser dans un mail d’absence en anglais ?
Voici un tableau pratique pour choisir les bonnes formules selon votre situation.
| Expression anglaise | Traduction française |
|---|---|
| Out of office | Absent du bureau |
| I am currently out of the office | Je suis actuellement absent du bureau |
| I will be away | Je serai absent |
| I will be back | Je serai de retour |
| I am on annual leave | Je suis en congés annuels |
| I am on maternity leave | Je suis en congé maternité |
| I have limited access to email | J’ai un accès limité à mes e-mails |
| Please contact my colleague | Veuillez contacter mon collègue |
| Thank you for your understanding | Merci de votre compréhension |
FAQ : vos questions sur les messages d’absence en anglais
Comment dire « Je suis absent » en anglais ?
Vous pouvez dire I am absent, mais dans un contexte professionnel, I am currently out of the office est généralement plus adapté pour signaler une absence temporaire.
Comment écrire un message d’absence en anglais sur Outlook ?
Ouvrez les réponses automatiques dans Outlook, choisissez vos dates et insérez votre message d’absence en anglais. Vous pouvez prévoir un texte différent pour les contacts internes et externes si votre configuration le permet.
Quelle différence entre « Out of office » et « On vacation » ?
Out of office indique que vous êtes absent du bureau, quelle qu’en soit la raison. On vacation précise que vous êtes en vacances.
Comment dire « Je vous répondrai à mon retour » en anglais ?
Utilisez I will respond to your email upon my return. (Je répondrai à votre e-mail à mon retour.) C’est une formule professionnelle et naturelle.
Comment terminer un mail d’absence en anglais ?
Les expressions Best regards (Cordialement) et Kind regards (Bien cordialement) conviennent à la plupart des messages professionnels.
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