Vous êtes à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle et souhaitez travailler dans un pays anglophone dans un des métiers du secrétariat ?
Alors cet article est fait pour vous !
Travailler dans un des métiers du secrétariat en anglais peut être très enrichissant, et vous offre la possibilité d’améliorer vos compétences linguistiques et de développer de nouvelles compétences professionnelles. En choisissant d’exercer ce métier, vous pourrez non seulement vous familiariser avec la langue anglaise, mais également vous ouvrir à un monde plus vaste et plus varié de possibilités !
Pour pouvoir devenir secrétaire en anglais, il faut avoir un plutôt bon niveau en anglais afin de pouvoir comprendre les demandes et bien expliquer certaines informations utiles.
C’est pour cela que dans l’article d’aujourd’hui, nous allons tout vous dévoiler sur le vocabulaire en anglais à connaître si vous souhaitez travailler dans un secrétariat en anglais !
Le vocabulaire de base en anglais
Avant de passer aux expressions importantes à connaître dans le métier d’une secrétaire dans un secrétariat, il est important de tout d’abord connaître les mots de vocabulaire de base en anglais.
En voici une petite liste en anglais avec la traduction française :
Agenda – ordre du jour
Amending – modifier
Appointment – rendez vous
Brief – résumé
Collating – rassembler
Compiling – compiler
Confidentiality – confidentialité
Correspondence – correspondance
Diary – agenda
Drafting – rédiger
Office – bureau
Vocabulaire anglais secrétariat : l’ accueil
Il est essentiel de bien savoir quoi dire afin d’accueillir les personnes du mieux que vous pouvez.
Voici donc quelques expressions en anglais avec la traduction en français à connaître pour accueillir les personnes :
Good morning, how may I help you ? – Bonjour, comment puis-je vous aider ?
Welcome, how can I assist you today? – Bienvenue, comment puis-je vous aider aujourd’hui ?
Hello, how may I be of service to you? – Bonjour, comment puis-je vous rendre service?
Good day, how can I be of assistance? – Bonjour, comment puis-je vous être utile ?
Hi, I’m here to help. How can I assist you ? – Bonjour, je suis là pour aider. Comment puis-je vous aider?
Hello, what brings you here today? – Bonjour, qu’est-ce qui vous amène aujourd’hui?
Répondre au téléphone en tant que secrétaire
En tant que secrétaire vous aurez sûrement plusieurs appels téléphoniques à prendre ou à passer. Il est donc important de bien savoir répondre et utiliser le bon vocabulaire pour bien s’exprimer.
Voici une liste de mots en anglais à connaître pour bien répondre au téléphone dans un secrétariat :
Thank you for calling Intec Management. How may I be of service? – Merci d’avoir appelé Intec Management. Comment puis-je me rendre utile ?
Greetings, you’ve reached Intec Management, how can I assist you? – Bonjour, vous joignez Intec Management, comment puis-je vous aider ?
Hello, Intec Management speaking. How can I direct your call? – Bonjour, Intec Management à votre écoute. Comment puis-je diriger votre appel ?
Hello and welcome to Intec Management. How can I help you with your call today? – Bonjour et bienvenue chez Intec Management. Comment puis-je vous aider lors de votre appel aujourd’hui ?
Traiter un appel téléphonique
Maintenant que vous avez vu comment répondre au téléphone en anglais, voici quelques phrases pour bien traiter un appel au bureau :
I’m sorry, I didn’t quite catch that. – Je suis désolé, je n’ai pas bien compris.
Could you please repeat that? – Pouvez-vous répéter, s’il vous plaît ?
Could you please speak a little slower? – Pourriez-vous parler un peu plus lentement s’il vous plaît ?
Can I take a message? – Puis-je prendre un message ?
Is there anything else I can do for you? – Y a-t-il autre chose que je puisse faire pour vous ?
Please hold while I transfer your call. – Veuillez patienter pendant que je transfère votre appel.
I’m sorry, he/she is not available right now. – Je suis désolé, il/elle n’est pas disponible pour le moment.
I’m sorry, I’m not authorized to give out that information. – Je suis désolé, je ne suis pas autorisé à donner cette information.
Can I direct your call to someone else who can help you? – Puis-je diriger votre appel vers quelqu’un d’autre qui peut vous aider ?
I’ll put you through to the right person. – Je vais vous mettre en relation avec la bonne personne.
I’ll check with the person you are calling and get back to you. – Je vais vérifier auprès de la personne que vous appelez et je vous rappelle.
Prendre rendez vous au téléphone
Autre que de prendre un message et le faire passer, les secrétaires vont également devoir planifier des rendez vous professionnels par téléphone.
Voici quelques exemples de phrases à utiliser pendant une conversation :
Do you have any availability on Tuesday? – êtes-vous disponible mardi?
Is there a time that works for you next week? – Y a-t-il une heure qui vous convient la semaine prochaine ?
Would you be available for a meeting on Friday? – Seriez-vous disponible pour une réunion vendredi ?
Can we schedule a meeting for next Monday? – Pouvons-nous fixer un rendez-vous pour lundi prochain ?
Are you free at any point in the next few days? – Êtes-vous libre à un moment donné dans les jours qui viennent ?
Les formules de politesse à connaître en anglais
Les secrétaires font face à beaucoup de situations variées au cours de leur carrière : certaines bonnes, certaines moins bonnes. Dans les deux cas, il est important de connaître les bonnes expressions en anglais afin d’y répondre du mieux possible !
Voici les expressions en anglais à connaître pour bien y faire face dans le milieu professionnel :
Thank you for your understanding – Merci pour votre compréhension
I apologize for any inconvenience caused – Je suis désolé.e pour tout inconvénient causé
Please let me know if there is anything else I can assist with. – Veuillez me faire savoir s’il y a autre chose que je puisse vous aider
Thank you for contacting us – Merci de nous avoir contacté
It was my pleasure to assist you. – C’était un plaisir de vous aider
Have a great day ! – Passez une bonne journée !
If you have any further questions, please don’t hesitate to ask – Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à demander.
I’m here to help, so please don’t hesitate to reach out – Je suis là pour aider, n’hésitez donc pas à nous contacter.
I’m glad I could be of assistance. – Je suis content.e d’avoir pu vous aider.
Vocabulaire en anglais pour indiquer des directions
Les secrétaires sont indispensables pour fournir des informations, de l’aide ainsi que des directions.
Voici comme indiquer des directions en anglais :
Straight ahead – tout droit
To the right – à droite
To the left – à gauche
Up the stairs – en haut des escaliers
Down the hall – au bout du couloir
Around the corner – au coin de la rue
Past the elevators – après les ascenseurs
Next to the restroom – à côté des toilettes
Opposite the coffee machine – en face de la machine à café
At the end of the corridor – au fond du couloir
Across from the reception desk – en face de la réception
In front of the office – devant le bureau
Behind the building – derrière le bâtiment
On the ground floor – au rez-de-chaussée
On the top floor – au dernier étage
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