Que vous soyez réceptionniste ou non, il y a une chose que les personnes qui apprennent l’anglais redoutent plus que tout : parler au téléphone !
Il est important de pouvoir communiquer (et se faire comprendre) avec des personnes du monde entier, surtout si votre travail implique de passer beaucoup de temps à parler aux autres : par exemple, si vous êtes secrétaire ou réceptionniste, mais aussi si vous travaillez dans un hôtel, dans un bureau, dans une entreprise qui entretient de nombreuses relations avec des pays étrangers.
Si vous ne savez pas comment répondre au téléphone en anglais, je vais vous donner aujourd’hui une liste de phrases pour les réceptionnistes en anglais : au début, cela peut sembler difficile, mais croyez-moi, avec ces conseils, vous serez en mesure de communiquer efficacement et professionnellement au téléphone en anglais !
Comment répondre au téléphone en anglais ?
Les conseils de base
Voici quelques conseils de base à connaître pour pouvoir bien répondre au téléphone en anglais :
– Soyez poli et professionnel
Il faut répondre au téléphone en anglais professionnel et poli. Si vous avec un travail dans l’hôtellerie ou à la réception d’une entreprise, n’oubliez pas d’indiquer votre nom et prénom ainsi que le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
– Bien être attentif au besoin de l’ interlocuteur
Lors d’une conversation téléphonique en anglais, il faut bien faire attention à la raison pour laquelle votre interlocuteur passe un appel afin de bien pouvoir répondre et adresser à ses besoins.
– Prendre un message
Sur votre bureau, il est conseillé d’avoir un support pour prendre des notes lors de l’appel. Il est important de bien porter attention afin de pouvoir transmettre un message clair à votre employeur ou un autre employé, mais également prendre le nom et le prénom de l’interlocuteur ainsi que son numéro de téléphone pour pouvoir le ou la rappeler ultérieurement.
– Soyez patient
Chaque appel téléphonique en anglais doit être pris avec politesse et courtoisie, même si votre interlocuteur peut être agité ou impatient, ou même mécontent. C’est votre rôle de rester professionnel et d’aborder la situation de façon calme pour ne pas envenimer la situation. Ayez une voix calme et posée qui va pouvoir rassurer et calmer votre interlocuteur.
– N’hésitez pas à demander de répéter
En effet, prendre des appels au téléphone en anglais peut vous donner du fil à retordre notamment pour la compréhension orale. Avec la qualité de l’appel, les bruits ambiants, les interférence sur la ligne, les accents etc… il y a beaucoup de facteurs qui peuvent rendre la compréhension compliquée. C’est pour cela qu’il ne faut pas hésiter à demander à la personne de répéter.
– Terminer l’appel poliment
A la fin de l’appel, assurez vous d’avoir bien tout noté (nom, prénom, numéro de téléphone etc) et d’avoir bien compris le but de l’appel de la personne. Raccrochez de façon polie et douce.
Maintenant, passons aux phrases en anglais à connaître absolument pour vous aider à bien répondre au téléphone en anglais.
L’ouverture
Lorsque votre téléphone portable (ou fixe !) sonne, il faut prendre de bonnes habitudes pour répondre au téléphone de façon professionnelle. Voici quelques expressions que vous pouvez utiliser en anglais avec la traduction en français :
– Thank you for calling Intec Management, Anna speaking. Merci d’avoir appelé Intec Management, Anna à votre écoute.
– Intec Management- how may I direct your call? Intec Management – comment puis-je orienter votre appel ?
– Intec management, how can I help you? Intec Management, comment puis-je vous aider ?
Transfert et passage d’appel
Si vous vous apercevez au cours de votre conversation téléphonique en anglais que vous n’êtes pas la meilleure personne placée pour répondre aux besoins et aux attentes de votre interlocuteur, vous pouvez utiliser ces expressions :
– Please hold. Thank you. Patientez quelques instants s’il vous plaît. Merci.
– I’ll transfer you. Je vais vous transférer.
– May I ask who’s calling? Okay just one moment please. Thank you. Puis-je savoir qui appelle? D’accord, patientez un moment s’il vous plaît. Merci.
– Let me transfer you to the right person, one moment please. Thank you. Je vais vous transférer à la bonne personne, un moment s’il vous plaît. Merci.
– I’ll put you through to the right person. Please hold the line, thank you. Je vais vous mettre en contact avec la bonne personne. Veuillez patientez s’il vous plaît, merci.
Expliquer que quelqu’un n’est pas disponible
Si vous devez indiquer au cours de la conversation téléphonique qu’une personne n’est pas disponible, vous pouvez utiliser des expressions telles que :
– I’m sorry Mr Smith is on another call. Je suis désolé.e, M. Smith est sur un autre appel.
– I’m sorry Mr Smith is not in his office right now. Je suis désolé.e, M. Smith n’est pas dans son bureau en ce moment.
– I’m sorry Mr Smith is out of town at the moment. Je suis désolé.e, M. Smith n’est pas en ville pour le moment.
– I’m sorry Mr Smith isn’t available right now, however I can leave a message for him when he gets back. Je suis désolé.e M. Smith n’est pas disponible maintenant, mais je peux lui laisser un message qu’il verra quand il reviendra.
Phrases pour réceptionnistes en anglais utiles pour prendre des messages
Si vous avez besoin de prendre un message pour quelqu’un d’autre qui n’est pas disponible, que ce soit un supérieur ou une autre personne, vous pouvez utiliser ces expressions ci en anglais :
– Would you like to leave a message? Voulez-vous laisser un message ?
– Can I take a message? Puis-je prendre un message?
Prendre un rendez vous au téléphone en anglais
Dans le cas où la personne qui appelle souhaite prendre rendez vous, vous devez être en mesure de le prendre avec elle ainsi que de prendre ses coordonnées en anglais.
Voici comment on demande en anglais les coordonnées d’une personne :
– Could you give me your name and number please? Thank you. Pouvez-vous me donner votre nom et numéro de téléphone s’il vous plaît ? Merci.
Ensuite, voici comme on prend rendez vous en anglais :
– When are you available to take an appointment? Quand êtes-vous disponible pour un rendez vous ?
– Are you free tomorrow at 10am? Etes-vous disponible demain à 10 heure ?
Vérifier et demander la confirmation des informations
Si vous avez besoin de demander une confirmation par rapport à quelque chose, vous pouvez formuler vos demandes de cette façon :
– Could you spell that for me, please? Thank you for your understanding. Pouvez vous m’épeler cela s’il vous plait? Merci de votre compréhension.
– Let me make sure I got that right. Laissez moi m’assurer d’avoir bien compris.
– I’m sorry, could you repeat that? Thank you. Je suis désolé.e, pouvez vous répéter? Merci.
Faire face à une situation d’incompréhension
Si vous avez du mal à comprendre ce que la personne à l’autre bout du fil est en train de dire, ne paniquez pas ! C’est tout à fait normal de rencontrer certaines difficultés de compréhension orale surtout quand ce n’est pas votre langue maternelle, même les anglophones peuvent ne pas tout comprendre !
Ce qui compte c’est d’être honnête et ne pas hésiter à signaler quand vous ne comprenez pas ou quand vous avez des doutes. Voici quelques exemples de phrases à utiliser quand vous n’êtes pas certain de comprendre :
– Could you slow down a little please? Thank you. Pouvez-vous parler plus lentement s’il vous plaît ? Merci.
– Could you repeat please? Thank you. Pouvez-vous répéter s’il vous plaît ? Merci.
Quand l’interlocuteur s’est trompé de numéro de téléphone
Si vous vous rendez compte que votre interlocuteur s’est trompé de numéro, vous pouvez l’adresser comme ceci :
– I’m sorry I think you got the wrong phone number. Je suis désolé.e mais il me semble que vous avez le mauvais numéro de téléphone.
Fin de l’ appel téléphonique en anglais
Il est important de bien finir l’ appel en anglais pour plusieurs raisons. Cela fait bonne impression et il est important de garder une bonne image de marque quand vous représentez une entreprise. Voici quelques expressions pour vous aider à bien finir votre appel :
– Thank you very much for calling. Bye. Merci beaucoup d’avoir appelé. Au revoir.
– Thank you for calling, have a nice day. Merci d’avoir appelé, bonne journée.
– Thank you for your understanding. Have a nice day! Merci de votre compréhension. Bonne journée !
Exemples sur la manière de répondre au téléphone de manière professionnelle en anglais
Voici quelques exemples de conversations téléphoniques en anglais pour illustrer en tant qu’ exercice :
Conversation 1
Receptionist: Thank you for calling Lionard, Lisa speaking. Merci d’avoir appelé Lionard, Lisa à votre écoute.
Client: Hello, this is Chris. May I speak to David, please? Bonjour, c’est Chris. Puis-je parler à David s’il vous plaît ?
Receptionist: I’m sorry David is not in his office at the moment, can I take a message? Je suis désolée David n’est pas dans son bureau en ce moment, puis-je prendre un message ?
Client: Yes, can you ask him to call me back to tell me when he’s available for an appointment? Oui, pouvez-vous lui demander de me rappeler pour m’informer de ses disponibilités pour un rendez-vous ?
Receptionist: Of course, can I ask for your name and phone number please? Bien sûr, puis-je vous demander votre nom et numéro de téléphone s’il vous plait ?
Client: My name is Chris Smith, and my phone number is 07145635984. Mon nom est Chris Smith et mon numéro est 07145635984
Receptionist: Thank you M. Smith. Have a nice day. Merci M. Smith. Bonne journée.
Client: Thank you for your time. Have a nice day! Merci pour votre temps. Bonne journée !
Conversation 2
Receptionist: Playbyte Software- How can I help you? Playbyte Software – comment puis-je vous aider?
Client: Hi my name is Laura, I’m returning a phone call from James. Bonjour, je m’appelle Laura. Je rappelle James.
Receptionist: Okay, I’ll put you through to James. D’accord, je vous transfère à James.
Client: Thank you. Merci.
Conversation 3
Receptionist: Intec Management Laura speaking – how can I help you? Intec Mangement Laura à votre écoute. Comment puis-je vous aider?
Client: Hello, could I speak to Sam Schmitt from the tech department? Bonjour, pourrais-je parler à Sam Schmitt du département informatique?
Receptionist: I will see if he is available at the moment. May I ask who’s calling please ? Je vais vérifier s’il est disponible maintenant. Puis-je demander qui appelle s’il vous plait?
Client: Of course, I’m Dave Underhill. Bien sûr, je m’appelle Dave Underhill.
Receptionist: Thank you Mr Underhill. Please hold the line for a quick moment. Merci M. Underhill. Restez en ligne pour une petit moment.
[A few moments later]Receptionist: Unfortunately Mr. Schmitt isn’t available right now, but he can call you back in an hour. Would that be okay for you? Malheureusement M. Schmitt n’est pas disponible maintenant, mais il vous rappelera dans une heure.
Client: Yes no problem. Oui pas de souci.
Receptionist: Great. Can I have your phone number please? Bien. Puis-je avoir votre numéro de telephone s’il vous plait?
Client: The phone number is 07548963215. Thank you. Le numéro de telephone est le 07548963215
Receptionist: Thank you. Have a nice day Mr. Underhill! Merci. Passez une bonne journée M. Underhill!
Conversation 4
Receptionist: LaRoche Hotel Laura speaking. Hotel LaRoche Laura à votre écoute.
Client: Good morning, I would like to leave a message to Mr Laurie. Can you tell him that the meeting is happening at the Italian restaurant at the corner of the street? Bonjour, j’aimerais laisser un message à M. Laurie. Pourriez-vous lui informer que la réunion se passe au restaurant Italien au coin de la rue ?
Receptionist: Of course, can I ask for your name and phone number? Bien sûr, puis-je vous demander votre nom et numéro de telephone?
Client: My name is Hugo McAllister and the phone number he should call me back on is 0741563458. Thank you. Mon nom est Hugo McAllister et le numéro sur lequel il devrait me rappeler est le 0741563458
Receptionist: Perfect. I’ll leave him a message. Parfait. Je lui laisse un message.
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