Comment écrire un e-mail professionnel en anglais ?

Savez-vous comment rédiger un e mail en anglais des affaires ? Comment être pris en considération par l’interlocuteur ? La communication doit-elle avoir une structure précise ? Quels sont les meilleurs mots et phrases à utiliser en anglais ?

Il est très important aujourd’hui de savoir comment rédiger un e mail en anglais des affaires, car il s’agit de l’une des formes de communication commerciale les plus courantes. C’est pourquoi il est essentiel de savoir comment bien le faire !

Si vous voulez que votre e mail en anglais des affaires soit efficace et lu avec intérêt, sachez que l’important n’est pas d’être trop formel : il est essentiel d’être professionnel, afin de donner une bonne image de vous-même et de l’entreprise que vous représentez.

Dans cet article, nous allons vous donner tous les conseils, les phrases et les formules de politesse à savoir absolument pour pouvoir écrire un bon mail professionnel en anglais.

Écrire un email en anglais : les bases

Pour bien écrire un e mail professionnel en anglais, voici tout d’abord quelques conseils :

1- Commencez avec une salutation claire et professionnelle en anglais, avec si possible le nom du destinataire

2- Indiquez clairement dans l’objet du mail en anglais le sujet de l’email

3- Faites attention aux fautes de grammaire, de ponctuation et d’orthographe

4- Utilisez un ton professionnel et évitez d’utiliser un langage trop familier ou des mots d’argot

5- Donnez toutes les informations et détails nécessaires pour appuyer la raison de l’ e mail

6- Utilisez des bullet points et des chiffres pour faciliter la lecture de votre e mail

7- Finissez l’ email de façon professionnelle et utilisez des formules de politesse en anglais

8- Il faut inclure une signature professionnelle et claire qui indique votre nom et prénom, votre poste, ainsi que des informations pour vous contacter comme votre numéro de téléphone portable, ou un autre adresse e mail

9- Relisez plusieurs fois votre email en anglais afin d’éviter les erreurs ou fautes d’orthographes.

Rédiger un e-mail professionnel en anglais : comment le structurer

La plupart des e mails en anglais professionnels bien rédigés sont structurés comme cela :

1- Introduction – La raison pour laquelle vous écrivez votre e mail en anglais

2- Détails – Une explication de ce que vous souhaitez obtenir.

3- Conclusion/Prochaines étapes – Ce que vous aimeriez voir se produire à l’avenir.

Les Phrases utiles à utiliser dans votre e-mail en anglais

L’objet du mail en anglais

Il est important d’indiquer clairement et de façon concise le sujet de l’ email en anglais. L’ objet de l’ e mail est particulièrement important puisqu’il va permettre au destinataire de comprendre la raison pour laquelle il ou elle a reçu votre e mail.

Voici quelques exemples d’ objet de mail en anglais avec la traduction en français :

Salutations d’ouverture

Lors de l’ écriture d’un courrier électronique en anglais, il est important de bien soigner l’ouverture afin de donner envie au destinataire de lire votre email ainsi que de donner une bonne impression dans la première prise de contact.

Nous vous conseillons de commencer votre email en anglais par des formules de politesse telles que :

– To whom it may concern

– Dear Mr./Ms./Mrs.

– Dear Sir /Madam

N’hésitez pas également à utiliser le nom ou le prénom du destinataire de votre email si vous en avez connaissance.

Si vous écrivez à une équipe, vous pouvez également commence par :

– Hello team!

– Good morning/evening everyone,

Introduction/Ouverture

La façon dont vous allez commencer votre mail en anglais va dépendre de votre requête. Pour une introduction standard vous pouvez utiliser :

– I am pleased to inform you…

– I’m writing to let you know that/inform you that/to request/to enquire about…

– I’m writing to confirm that…

– I am writing to you on behalf of…

– I’m contacting you about…

– I recently read/heard about …. and I would like to….

– I hope this message finds you well

Référence à un précédent contact ou échange

Dans le cas où le destinataire et vous même avez déjà échangé des e mails et que vous voulez lui répondre en anglais, vous pouvez utiliser ces formules dans votre mail :

– With reference to our phone conversation…

– In reply to your request

– It was a pleasure meeting you last month in London.

– Thank you for contacting us.

– I am writing in reference to…

Formuler une demande

Si vous voulez rédiger un email en anglais pour demander quelque chose à quelqu’un, que ce soit une réunion, ou un rapport par exemple, vous pouvez utilisez ces phrases :

– Would it be possible for you to…

– We would appreciate it if you would….

– Could you please send me…

– Could you please tell me if…

– Would you be so kind as to…

– I’m interested in (obtaining/receiving)

– I would be grateful if you could…

Offrir une aide ou un soutien

Pour offrir une aide ou un soutien dans un mail en anglais, vous pouvez utiliser ces formules de politesse :

– We would be happy to…

– Would you like us to….?

– We will look into the matter immediately.

– Our company would be pleased to…

Donner de mauvaises nouvelles

Il est pour tout le monde un peu difficile d’annoncer des mauvaises nouvelles par mail, et il peut être un vrai challenge de le faire dans une langue qui n’est pas notre langue maternelle.

Voici comme on annoncerait une mauvaise nouvelle dans un mail en anglais :

– We regret to inform you that…

– I’m afraid it would not be possible to…

– After careful consideration we have decided not to…

Plaintes

Si vous avez besoin d’exprimer une plainte de façon polie et professionnelle en anglais, vous pouvez utiliser ces formules de phrases :

– I am writing to express my dissatisfaction with…

– Please note that the (… )we ordered on (date) has not arrived yet.

Pièces jointes

Si vous avez besoin d’indiquer la présence de pièces jointes dans vos emails en anglais, vous pouvez les indiquer par cette phrase :

– Please find attached…

Conclusions

Pour bien conclure votre mail, vous pouvez utiliser des phrases comme :

– If you need any further information, I remain at your disposal.

– Thank you for your time, I look forward to hearing from you.

– I appreciate your assistance and look forward to hearing back from you.

– Do not hesitate to contact me for further…(information, questions, assistance).

– Thank you for your consideration regarding this email

Fin

Avant votre signature à la fin du mail, vous pouvez utiliser une formule de politesse comme :

– Sincerely,

– Best regards,

– Thank you,

– Yours faithfully,

– Regards

Quelques mots de vocabulaire à savoir

Pour pouvoir bien écrire un e mail professionnel en anglais des affaires, il faut avoir le vocabulaire adapté, en voici une liste avec la traduction en français :

– Business strategy : stratégie d’entreprise

– Market analysis : analyse du marché

– Product development : développement de produit

– Sales pitch : présentation commerciale

– Marketing campaign : campagne de marketing

– Customer service : service à la clientèle

– Supply chain management : gestion de la chaîne d’approvisionnement

– Financial management : gestion financière

– Human resources : ressources humaines

– Operations management : gestion des opérations

– Leadership : leadership

– Networking : réseautage

– Email Inbox : boîte mail

Un exemple de mail en anglais professionnel :

Voici un petit exemple de rédaction d’un mail en anglais dans un contexte professionnel en entreprise :

To whom it may concern,

I hope this message finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss our business strategy for the upcoming months.

As the year is coming to an end, I believe it would be beneficial for us to discuss our marketing plan to start the new year in the right way. I have some ideas and suggestions that I would like to share with you and hear your thoughts on the matter.

Would it be possible to schedule a meeting with you sometime next week? I am available on :

– Tuesday 3rd from 2-3pm

– Thursday 5th from 10-11am

– Friday 6th from 4-6pm

If these times do not work for you, please let me know and we can find another time that works for both of us.

To finish, please find attached last quarter’s financial report.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,

John Underhill

Business Developer

+44 0756189465

Vous ne savez toujours pas comment rédiger un mail professionnel ?

Si vous avez encore des doutes sur la manière de rédiger un e-mail commercial efficace et les formules de politesses en anglais professionnel, suivre un bon cours d’ anglais des affaires vous aidera à développer ces compétences ; il existe aussi des cours innovants qui visent à développer des compétences spécifiques mais en même temps transversales (les fameuses “Soft Skills”) utiles à ceux qui veulent avoir un succès professionnel incontestable !

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